SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

EAM LA GARENNE DU VAL

L’association HEVEA recrute pour son Etablissement d’Accueil Médicalisé et Non Médicalisé (EAM-EANM) situé à Mériel (95)

Poste à pourvoir jusqu'au 31/01/2027

Postuler à ce poste

Contrat à Durée Déterminée jusqu'au 31/01/2027

Temps Plein

Informations complémentaires

Non cadre
Convention collective du 15 mars 1966
Rémunération selon la grille et reprise d’ancienneté de la convention
Accord d’entreprise sur l’aménagement sur le temps de travail du 18 mars 2015 avec attribution de repos supplémentaires

Services administratifs / généraux

Handicap

Localisation

Mériel

Profil et compétences

Maitrise du pack office et des technologies liées à internet
Diplôme dans l’administratif - niveau 5 (Bac+2)
Connaissance du secteur associatif appréciée

Parmi vos qualités, nous apprécierons tout particulièrement :

Savoir-être, dynamisme, rigueur
Sait rendre compte au(x) supérieur(s) hiérarchique(s)
Sens de l’organisation, du contact et de la communication
Polyvalence et réactivité
Goût pour le travail en équipe

Sous l’autorité de l'équipe de Direction de l'établissement, le Secrétaire de Direction (H/F) aura comme missions principales l'organisation et la gestion des agendas, le traitement administratif, le suivi de dossiers et l’accueil physique et téléphonique.

Détail des missions du poste

Secrétariat de Direction

Organiser et coordonner, pour son (ses) supérieur(s) hiérarchique(s), la transmission et la rédaction des informations du service
Tenir l’agenda de son (ses) hiérarchique(s) et faire les réservations nécessaires (réunions, déplacements)
Organiser les déplacements des équipes de l’établissement et gérer les réservations afférentes (hôtels, transports, places pour les salons, …)

Organisation et gestion des réunions

Préparer les supports de présentation (word, excel, powerpoint…)
Réserver le matériel, les salles, repas et envoyer les convocations et l’ordre du jour
Participer aux réunions
Rédiger et diffuser les comptes rendus
Suivre les actions à mener listées lors des réunions

Gestion et élaboration de documents administratifs

Saisir et présenter des notes et des documents souvent à caractère confidentiel
Recevoir et distribuer les courriers et documents divers de l’établissement
Rédiger les courriers et documents divers, les diffuser ou les expédier
Rédiger et diffuser les notes internes
Centraliser dans un parafeur les documents en provenance d’autres personnes et à faire signer
Participer à la mise à jour des organigrammes, listes téléphoniques et autres listings
Classement et archivage des documents institutionnels
Commander les fournitures administratives pour l’établissement

Accueil physique et téléphonique

Accueillir l’ensemble des personnes se présentant dans le service ou à l’accueil de l’Etablissement (familles, fournisseurs, visiteurs, partenaires extérieurs …) et les orienter auprès des personnes concernées
Assurer l’accueil téléphonique en réponse aux diverses demandes, en filtrant les appels
Assurer l’interface avec l’ensemble des collaborateurs de l’établissement et sa hiérarchie

Missions ponctuelles

Encadrer et former éventuellement un ou des collaborateurs
Participer aux manifestations évènementielles, manifestations internes

morgan.arous@hevea-asso.fr

Conformément à nos valeurs, nous favorisons l'égalité des chances : tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.