La direction générale

La Direction Générale est située 31 rue de Maurecourt à JOUY LE MOUTIER (95280) au Siège de l’Association HEVEA.

Composition de l’équipe

  • Le Directeur Général
  • La Directrice Administrative et Financière
  • La Directrice des Ressources Humaines
  • La Secrétaire de Direction
  • 1 Responsable Achat et Gestion de Patrimoine
  • 4 Comptables
  • 2 Gestionnaires de Paie

Missions de la Direction Générale

Quatre axes principaux déterminent l’action du Siège de l’Association :

  • Axe prospectif (Projet associatif – Projet d’établissement – Projet individuel)
  • Axe qualitatif (qualité de service rendu par les établissements aux personnes handicapées et de la Protection de l’Enfance)
  • Axe gestionnaire de ressources humaines et financières (optimisation de l’allocation des moyens en fonction des contraintes économiques, sociales, budgétaires)
  • Axe d’évolution et de contrôle (procédures, contrôle interne…)

Ces quatre axes peuvent se décliner en missions, conformément à l’article 17 modifié du décret comptable :

  • La mise en œuvre du Projet Associatif et la conduite, sous l’autorité des instances dirigeantes, des travaux nécessaires à son élaboration ou actualisation
  • La réalisation d’études de besoins
  • La réflexion et l’élaboration de projets de services et d’établissement nouveaux
  • Le pilotage et la conduite des réflexions et des expertises sur l’intervention sociale et médico-sociale menée par les établissements et services
  • L’aide à l’élaboration et l’actualisation des projets d’établissements
  • La réalisation de prestations de services ou d’études pour les établissements et services qui concourent à des économies d’échelle
  • L’adaptation des moyens des établissements et services, l’amélioration de la qualité du service rendu et la mise en œuvre de modalités coordonnées
  • La mise en œuvre et l’amélioration du système d’information
  • La mise en œuvre de procédures de contrôle interne et l’exécution des contrôles
  • La conduite d’études

 

IconOrganigramme de la Direction générale

Organigramme HEVEA

IconLes missions du Directeur Général

  • Par délégation du Conseil d'Administration et sous l'autorité du Président du Conseil, le Directeur d'Association est responsable, dans un cadre hiérarchique :
      • De la mise en œuvre permanente de la politique et de la réalisation des programmes définis par les instances compétentes de l'Association
      • Du développement de la vie associative, des relations publiques et de l'action sociale générale de l'Association
      • De la coordination des différentes activités, de la conduite et de l'animation des études et recherches dans l'Association
      • Du fonctionnement matériel et financier de l'ensemble des équipements et de leur bonne marche au plan technique

    Il assume cette responsabilité en tenant compte des attributions directement déléguées aux Directeurs d'établissements et services et aux Directions fonctionnelles.

  • Collaborateur privilégié du Président du Conseil d'Administration avec lequel il veille à l'application générale des décisions prises par le Conseil d'Administration, il rend compte ainsi régulièrement au Bureau du Conseil d'Administration, instance exécutive de l'Association.
  • Les missions et tâches principales dévolues, pour lesquelles il peut déléguer tout ou partie du pouvoir qu'il tient du Conseil d'Administration, s'expriment ainsi :
    1. La politique générale :

      1. Il s'assure de la bonne conformité des programmes et projets institutionnels mis en œuvre dans les établissements et services, en regard d'objectifs d'accueil et de projets individualisés, en correspondance avec les agréments obtenus.
      2. Responsable de l'adaptation permanente des structures créées, avec ou sans développement de capacité ou de moyens, il propose dans son rôle technique, après avoir rassemblé les indications nécessaires, tous  les éléments pouvant être pris en compte dans l'élaboration de la politique de l'Association, considérant les buts et objectifs formulés par les statuts de HEVEA.
      3. Il s'attache, dans le cadre général du fonctionnement associatif, à son niveau comme à celui des intervenants ayant responsabilité, au respect de l'ensemble des règlements applicables en matière d'établissements sanitaires et sociaux, et en matière économique, règles comptables, conventionnelles, Code du Travail, et des conventions passées avec les Autorités de contrôle.
      4. Il initie toutes études et recherches indispensables, en vue de l'amélioration des projets pédagogiques ou d'orientations, ou d'intégration sociale, ou qualifiant et valorisant la population accueillie.
      5. Il insuffle toute réflexion nécessaire à la mise en place d'un plan de formation tourné vers la valorisation des adolescents et adultes reçus, permettant l'amélioration des connaissances professionnelles des personnels.
    2. Le développement de la vie associative et l'action sociale de l'Association

      1. Caractérisé par une grande proximité avec les responsables associatifs, il examine ou propose, en vue du soutien aux familles, l'information sur différents appuis ou aides financières.
      2. Mais aussi, il s'attache à présenter, après études ou consultations, les dossiers de créations ou extensions importantes permettant d'apporter une réponse à l'attente des personnes handicapées et de la Protection de l’Enfance.
    3. Les relations publiques

      1. Le Directeur d'Association est attentif au maintien et au développement d'un bon niveau de crédibilité de l’Association.
      2. Il assure auprès des organismes sociaux, collectivités et institutions avec lesquels l'Association est en contact, les représentations nécessaires, et il développe dans le sens de la présence associative toute démarche utile de nature à conforter l'image de "marque" de HEVEA.
    4. La coordination des différentes activités et de l'animation des études et recherches

      1. Pour ce faire, il engage la tenue d'un planning de réunions et de visites avec les Directeurs d'établissements ou services afin qu'émergent, à partir de séances de travail, les différents avancements des programmes établis et de la bonne cohérence des problèmes traités ou de l'évolution qualitative et quantitative de la population accueillie, à travers les données pédagogiques et économiques préétablies,
      2. Il répond à toute demande d'intervention de l'un ou l'autre des Directeurs d'établissements et services,
      3. Et il prévoit les orientations à envisager pour tirer les résultats découlant d'études ou de recherches préalablement lancées, en vue de les soumettre au Bureau du Conseil d’Administration ou au Conseil d’Administration, et examiner les conséquences sur l'élaboration de la politique générale mise en œuvre.
    5. Le fonctionnement matériel et financier

      1. Il assure la responsabilité de gestion financière de l'ensemble associatif, vie associative propre, établissements et services, tant sur le plan exploitation que sur le plan investissements pour lequel il arrête une définition tenant compte des propositions recensées et des perspectives économiques connues.
      2. Dans le cadre de création ou de renouvellement important d'immobilisations, il recherche les financements entrant dans les possibilités financières associatives.
    6. La gestion budgétaire

      1. Il assure directement celle du "Siège" et, à travers l'ordonnancement des dépenses et recettes des établissements, apporte les rectificatifs s'il y a lieu pour le respect du cadrage budgétaire.
      2. Par ailleurs, il examine les propositions annuelles, pour lesquelles il a précisé des directives de fonctionnement des établissements, en vue de les soumettre au Conseil d'Administration de l'Association avant envoi aux Autorités de contrôle.
    7. Sur le plan sécurité

      1. Il intervient pour que l'ensemble du patrimoine immobilier, mobilier, matériel soit en état normal de fonctionnement et que soient suivies les règles en la matière.
    8. La gestion du personnel

      1. Il a autorité hiérarchique sur les Responsables d'établissements ou de services.
      2. Il intervient pour la signature des lettres d'embauche proposées par les établissements au titre du recrutement sur des postes vacants, ou lors de la création de postes, le choix restant à l'appréciation du Directeur, lequel par ailleurs a autorité hiérarchique sur le personnel de l'établissement ou service.
      3. Il est responsable du recrutement des cadres de direction lors de la création d'une structure ou bien lors de la vacance d'un poste de Directeur, en lançant les consultations et concertations indispensables, en vue d'une proposition de nomination au Président ou au Bureau du Conseil d’Administration.
      4. Par délégation du Président, il est l'interlocuteur du Comité d'Entreprise ; de même, il est l'interlocuteur premier des Délégués syndicaux, voire du CHSCT.
    9. Pour l'ensemble des missions et tâches confiées...

      le Directeur d'Association s'appuie sur les Services fonctionnels, près desquels il délègue tout ou partie de certaines tâches, et sur les Directeurs d'établissements responsables de la bonne marche et du bon fonctionnement de la structure confiée au profit desquels un certain nombre d'attributions a été effectué.
    10. Par ailleurs :

      1. Il participe obligatoirement aux réunions associatives internes, Conseil d’Administration, Bureau du Conseil d’Administration, séminaires ou externes, Assemblée Générale UNAPEI, FEGAPEI, SYNEAS etc.
      2. Il propose pour une mise en place, toute réunion à caractère technique ou financière ou toute mission d'appui nécessitée par la bonne marche de l'Association, de ses établissements et services.

IconLes missions de la Direction Administrative et Financière

Par délégation et sous l'autorité du Directeur Général, le Directeur Administratif et Financier est responsable de la réalisation et de la production des éléments administratifs et comptables, tant au niveau du Siège que des établissements et services.

Pour ce faire, il dirige l’organisation. Il est aussi le garant de la bonne exécution des tâches et dans les délais impartis.

    1. Contrôle budgétaire :

      1. Participe aux reporting mensuels (Contrôle des comptes, correction des éventuelles erreurs et synthèse)
    2. Outils de gestion :

      1. Est chargé du suivi des constructions
      2. Participe à la répartition des enveloppes budgétaires le cas échéant
      3. Met au point des indicateurs
      4. Participe aux appels d’offres des emprunts et aux déblocages des prêts
      5. Participe aux suivis des subventions
      6. Participe à l’élaboration d’outils de communications financières
    3. Contrôle interne financier :

      1. Propose des procédures et s’assure de leur mise en place
      2. Vérifie les pièces comptables sur site
      3. Réalise un dossier de révision consolidé par type de structure
    4. Comptabilité :

      1. Participe à l’élaboration de clés de répartition
      2. Est chargé du suivi des créance
      3. Est chargé de la saisie des investissements, virement des fournisseurs d’investissements
      4. Réalise le dossier de révision consolidé des immobilisation
      5. Propose des procédures (nouvelles ou actualisation)
      6. Est chargé de la comptabilité du Siège
      7. Est chargé de la récupération des écritures de paie
      8. Réalise les revues analytiques
      9. Réalise les comptes administratifs consolidés
      10. Réalise les comptes électroniques
      11. Réalise les annexes du bilan

Pendant cette phase intermédiaire de mise en place des pôles de gestion, chaque comptable effectue actuellement au quotidien des tâches qui peuvent être synthétisées de la façon suivante :

  1. Comptabilité :

    1. Enregistrements comptables (achat d’exploitation, banque et caisse) par l’établissement,
    2. Enregistrement informatique des investissements et des pièces de banque,
    3. Emission et envoi des bordereaux TVA, le cas échéant
    4. Justification et documentation de tous les soldes comptables,
    5. Participation à l’élaboration des états de synthèse de fin d’année (bilans, comptes administratifs…)
  2. Gestion :

    1. Elaboration de contrôle budgétaire mensuel,
    2. Enregistrement des budgets ainsi que des modifications en cours d’année.
    3. Rôle de conseil auprès des directeurs d’établissement en matière de gestion (alerte immédiate en cas de dépassement significatif),
    4. Elaboration, en concertation avec les directeurs, le service paie, du budget annuel de tous les établissements et services.
  3. Finances :

    1. Paiement des factures fournisseurs (télétransmission) après enregistrement.
    2. Alimentation des comptes bancaires tenus dans les établissements
    3. Encaissement de l’ensemble des recettes (clients ESAT production, dotation globale, reversement de ressources)

Chaque comptable s’assure que pour les établissements et services qu’il suit, les encaissements et décaissements sont réguliers, cohérents et correspondent tous à une pièce justificative.

IconLes missions de la Direction des Ressources Humaines

Le Directeur des Ressources Humaines fait partie de la Direction Générale. Il est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général de l’Association.

Par délégation, le Directeur des Ressources Humaines est responsable de la réalisation et de la production de la paye et des opérations liées aux ressources humaines, tant au niveau du Siège que des établissements et services.

Dans tous ces domaines, la Direction des Ressources Humaines assure un rôle opérationnel et de conseil, en concertation avec le Directeur Général et les Directeurs des établissements et services.  

La gestion administrative du personnel (paie et déclarations afférentes)

  • Le service est placé sous l’autorité de la DRH chargée de :
  • Superviser, conduire et contrôler la gestion de la paie et l’élaboration des contrats de travail
  • Accompagner les Directeurs d’Etablissement dans la gestion de leurs équipes et de leurs besoins
  • Elaborer les budgets
  • Veiller au paramétrage logiciel Paie ALFA en relation avec le prestataire
  • Assurer conseil et veille juridique
  • Trois personnes, dont la DRH, assurent :
  • La gestion des droits sociaux de l’ensemble des salariés et des travailleurs handicapés en ESAT + aides au poste ouvriers handicapés,
  • La gestion des dossiers des Cadres : inscription aux caisses Retraite, Prévoyance, Santé, le suivi des contrats « aidés »,
  • La participation à l’élaboration du Bilan Social, de tableaux de bord, des budgets prévisionnels
  • DADS-U
  • La paie des salariés et des travailleurs handicapés : 425 bulletins de paie par mois
  • La gestion de contrats à durée déterminée de l’embauche à la prise de fonction (70 contrats en moyenne/mois)
  • La gestion des arrêts maladie, maternité, accidents de travail
  • Le traitements de fin de mois dont 11 déclarations URSSAF

Développement des compétences

La politique de formation et sa gestion administrative sont centralisées et les budgets consolidés au niveau de la DRH.
  • Budget formation 2013 :
    • 100 678 € au titre du développement de la formation continue
    • 31 462 € au titre du financement de la professionnalisation et du droit individuel à la formation
    • 12 585 € au titre du financement du congé individuel de formation
  • Nombre de plans de formation établissements : 5
  • Nombre d’heures de formation 2013 : 3436 heures
  • Nombre de personnes ayant suivi au moins une formation en 2013 : 34 personnes
  • A compter de 2015, les plans de formation seront mutualisés et la politique formation pilotée par le service des Ressources Humaines, en collaboration avec les Directeurs d’Etablissements.
  • La politique de l’emploi (recrutement, mobilité et carrière) est pilotée par le Directeur des Ressources Humaines en lien avec la politique de rémunération
  • Animer la campagne des entretiens d’évolution professionnelle
  • Développer des outils de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences  (Elaboration des descriptions de fonction, création d’un référentiel de compétences, entretien annuel, charte mobilité, bourse à l’emploi, etc.)
  • Elaborer des outils d’aide au manager de pilotage des Ressources Humaines (tableaux de bord, procédures, veille juridique, etc.)

Relations sociales

    • Etablir de bonnes relations avec les IRP
    • Préparer les réunions des IRP
    • Co-animer les réunions de négociation syndicale annuelles obligatoires et autres négociations des accords d’entreprise
    • Organiser les élections professionnelles en collaboration avec les Directeurs d’Etablissements

Conditions et Qualité de vie au travail (Hygiène, sécurité et bien-être au travail)

  • Animer le réseau des membres CHSCT,
  • Participer au CHSCT de l’association,
  • Assurer via un organisme les formations SST et incendie,
  • Participer au comité de pilotage du baromètre social,
  • Participer aux projets « risques psycho-sociaux » et pénibilité

Communication

  • Participer au développement de l’information et de la communication,
  • Conduire des réunions de groupe de travail (référentiel métiers – Réunion de Direction/Chef de service sur tout sujet RH …),
  • Elaborer et publier des documents divers (procédure recrutement – paie – formation - livret d’accueil – règlement intérieur, etc.) auprès des Directeurs d’Etablissements ou des salariés - participer au comité de pilotage du baromètre social
  • Etablir toute relation nécessaire y compris avec les partenaires extérieurs, organismes, administrations, institutions...